Una operación logística de gran escala con procesos internos fragmentados

GLS enfrentaba el desafío de modernizar su experiencia interna para colaboradores en un contexto de alta escala operativa. Existían múltiples sistemas y flujos para procesos críticos como remuneraciones, vacaciones y solicitudes administrativas, pero la experiencia estaba fragmentada, con accesos dispersos, información poco alineada y una alta carga operativa para las áreas de soporte. Esta situación generaba tiempos de respuesta variables, baja trazabilidad de solicitudes y escasa visibilidad para jefaturas y equipos de RR. HH. al momento de gestionar consultas o tomar decisiones.

El objetivo no era solo mejorar la comunicación interna, sino construir una intranet capaz de resolver operación real. La plataforma debía unificar accesos, centralizar flujos clave y conectarse de forma confiable con sistemas de gestión de personas, manteniendo altos estándares de seguridad, control de roles y estabilidad para un volumen elevado de usuarios distribuidos.

Estandarizar procesos internos sin interrumpir la operación

El desafío no se resolvía con un rediseño superficial. La intranet debía soportar flujos transaccionales complejos, reglas internas, aprobaciones jerárquicas, estados y trazabilidad completa. Además, debía integrarse con sistemas existentes sin exigir reemplazos inmediatos, respetando restricciones propias de una operación logística de alcance internacional y evitando fricción con los equipos de TI internos.

La consistencia del dato era un punto crítico. En procesos de RR. HH., cualquier inconsistencia genera tickets, reprocesos y pérdida de confianza. La intranet debía convertirse en una fuente confiable de información, con sincronización controlada, auditoría y un manejo robusto de errores.

Una intranet concebida como plataforma, no como canal

Nexbu Labs España diseñó una intranet moderna con foco en autoservicio del colaborador y control operativo para jefaturas y RR. HH. La solución se construyó con un frontend en Angular, orientado a una experiencia clara y eficiente, y un backend en Node.js que actúa como capa de negocio e integración. Esta arquitectura permitió desacoplar experiencia y lógica, facilitando evolución futura sin comprometer estabilidad.

El núcleo del proyecto consistió en transformar procesos manuales y repetitivos en flujos digitales controlados. Solicitudes, aprobaciones, validaciones y estados fueron modelados de forma consistente, reduciendo ambigüedades y permitiendo seguimiento real de cada trámite dentro de la organización.

Información sensible gestionada con control, seguridad y trazabilidad

La integración con los sistemas de remuneraciones se diseñó como un flujo seguro y auditable. En lugar de exponer directamente los sistemas origen, el backend en Node.js operó como intermediario, aplicando reglas de acceso, validaciones y normalización de datos. Esto permitió a los colaboradores consultar información relevante desde un único punto, sin navegar múltiples plataformas ni depender de terceros para obtener documentos o confirmaciones.

La arquitectura consideró escenarios habituales en integraciones corporativas, como latencias variables, ventanas de mantenimiento y diferencias en formatos de datos. Se implementaron mecanismos de resiliencia y manejo de errores para asegurar que la intranet mantuviera una experiencia consistente incluso ante contingencias de los sistemas fuente.

Un flujo completo de gestión de vacaciones alineado a la operación real

El módulo de vacaciones se diseñó para reflejar la lógica operativa de GLS, considerando saldo disponible, tipos de solicitudes, políticas internas, aprobaciones jerárquicas y estados claros. Desde la intranet, los colaboradores pudieron iniciar solicitudes de forma simple y transparente, mientras que las jefaturas obtuvieron vistas estructuradas para aprobar o rechazar con contexto, reduciendo el intercambio informal por correo y mejorando el control interno.

La integración con el sistema de gestión de vacaciones permitió mantener coherencia entre lo solicitado y lo registrado oficialmente, evitando duplicidades y discrepancias. La plataforma quedó preparada para extender estos flujos a otros tipos de permisos y gestiones futuras sin reescribir su base.

Estándares de seguridad y control para una plataforma corporativa

Dado que la intranet centraliza información sensible, se implementó un modelo de control de acceso por roles y perfiles, con autorización basada en permisos y jerarquías organizacionales. La autenticación se integró al esquema corporativo existente, simplificando el acceso para los usuarios y reduciendo riesgos operativos.

A nivel de operación, se incorporaron registros de auditoría para acciones relevantes, habilitando trazabilidad completa en procesos internos y facilitando el soporte ante discrepancias o reclamos. Esto incrementó la confianza de los equipos en la plataforma y redujo la incertidumbre operacional.

Más autonomía interna y una experiencia consistente para colaboradores

La intranet pasó a funcionar como una plataforma central de autoservicio, reduciendo la dispersión de herramientas y mejorando la experiencia del colaborador. Los procesos de remuneraciones y vacaciones quedaron unificados bajo reglas claras y trazables, disminuyendo consultas repetitivas y acelerando los tiempos de respuesta. Para RR. HH. y jefaturas, la solución entregó mayor visibilidad y control sobre solicitudes y estados, sin aumentar la carga administrativa.

Más allá de la implementación inicial, el resultado fue una base tecnológica preparada para evolucionar, permitiendo incorporar nuevos módulos internos con el mismo estándar y sin depender de proyectos largos para cada mejora.

Cuando la intranet se diseña desde procesos reales, se convierte en un activo operativo

Este proyecto refleja el enfoque de Nexbu Labs España: diseñar plataformas internas con visión de negocio, arquitectura sólida e integraciones bien resueltas, transformando procesos cotidianos en flujos digitales confiables, escalables y alineados a la operación real de grandes organizaciones como GLS.