Una operación de distribución masiva con alta dependencia del backoffice

Don Simón opera un canal de distribución amplio, con alto volumen de pedidos recurrentes y múltiples condiciones comerciales por cliente. Antes del proyecto, gran parte de la relación con distribuidores dependía de procesos manuales: pedidos tomados por correo o teléfono, consultas de stock separadas, validaciones comerciales fuera del flujo digital y escasa visibilidad del estado real de facturación y despacho. Esto generaba fricción en el canal, sobrecarga en los equipos internos y un riesgo constante de errores cuando la demanda aumentaba.

El desafío no era solo digitalizar pedidos, sino transformar el portal B2B en una extensión real de la operación, alineada al sistema que gobierna el negocio: SAP.

Integrar SAP sin exponer complejidad ni perder control comercial

El principal reto consistía en integrar SAP como fuente única de verdad para stock, precios, condiciones y documentos, sin trasladar esa complejidad al distribuidor. El portal debía ser rápido, claro y orientado a repetición de pedidos, pero al mismo tiempo respetar reglas comerciales, validaciones y restricciones operativas críticas para una empresa de consumo masivo.

Además, la solución debía evitar promesas incorrectas de disponibilidad, minimizar reprocesos posteriores y asegurar trazabilidad completa de cada transacción, desde la creación del pedido hasta la facturación.

Un portal B2B diseñado para operar, no solo para “conectar”

Nexbu diseñó un portal B2B enfocado en eficiencia operativa y autoservicio del distribuidor. La experiencia de usuario se estructuró para reducir fricción en compras recurrentes, priorizando velocidad, claridad y consistencia en el catálogo, el carrito y la confirmación de pedidos. El diseño UX/UI se orientó a usuarios que compran con frecuencia y necesitan ejecutar pedidos con rapidez y certeza, más que navegar de forma exploratoria.

A nivel técnico, se construyó una arquitectura de integración desacoplada, donde una capa intermedia orquesta la comunicación con SAP. Esta capa permite normalizar datos, aplicar reglas de negocio, validar condiciones comerciales y manejar errores o latencias sin comprometer la experiencia del portal. De esta forma, SAP mantiene su rol como sistema central, mientras el portal opera con estabilidad y control.

Stock, precios y condiciones sincronizadas en el momento correcto

Uno de los puntos críticos del proyecto fue definir cuándo y cómo consultar SAP para equilibrar velocidad y exactitud. Nexbu diseñó checkpoints de validación que permiten al distribuidor avanzar de forma fluida, pero aseguran que, antes de confirmar el pedido, stock, precios y condiciones estén alineados con la realidad operativa. Esto redujo rechazos posteriores, ajustes manuales y conflictos entre ventas, logística y facturación.

Documentos y estados centralizados para el autoservicio del distribuidor

El portal se diseñó para concentrar la información relevante del ciclo completo del pedido. Los distribuidores pueden consultar pedidos, estados, facturas y documentos asociados desde un solo lugar, con información sincronizada desde SAP. Esto disminuyó consultas al backoffice y mejoró la confianza en el canal digital, al ofrecer visibilidad clara y consistente del estado real de cada operación.

Una base preparada para control, trazabilidad y evolución del canal

La solución incorporó trazabilidad completa de acciones y estados, permitiendo a los equipos internos auditar flujos, resolver incidencias con mayor rapidez y analizar el comportamiento del canal. Además, se dejó preparada la medición de eventos clave del funnel B2B, habilitando optimización continua basada en datos reales de uso, fricción y recurrencia.

Resultados medibles en eficiencia y operación

Tras la implementación del portal B2B integrado con SAP, Don Simón logró reducir tiempos de procesamiento de pedidos y disminuir incidencias operativas asociadas a desalineaciones de información. El canal de distribuidores ganó autonomía, el equipo interno redujo carga manual y la operación se volvió más predecible y escalable, especialmente en períodos de alta demanda.